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Las 6 funciones principales de un secretario administrativo

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La persona que ocupe el puesto laboral de secretario administrativo contable debe ser organizada, porque su función principal será la de mantener en orden la documentación contable y financiera.

Este cargo puede ser ejercido de manera indistinta por un hombre o una mujer, dado que lo más importante es el compromiso, responsabilidad y concentración a la hora de ejercer su puesto ya que manejará información importante, en algunos casos, confidencial y también estará a cargo del manejo de valores.

Es conveniente que domine las TIC’s (tecnologías de la información y comunicación), ya que la contabilidad se maneja a través de sistemas o softwares de gestión especializados. Por esto es importante no sólo aprender a utilizar dicho programa sino también, conocer la lógica de cada movimiento contable.

Repasemos ahora las cinco funciones principales del secretario administrativo:

1- Conocimiento de operaciones y documentos comerciales

El secretario administrativo contable debe brindar apoyo al contador de la empresa o, en su defecto, al estudio contable externo, en la carga de comprobantes en el sistema. Por esto es importante conocer toda la documentación comercial que es relevante a los fines contables e impositivos. Además, podrá solicitarse su colaboración para cualquier gestión que el contador necesite tales como trámites bancarios y en diferentes entidades.

2- Gestionar pagos a proveedores y pagos de servicios públicos

Cuando el proceso de compra finaliza, será el encargado de dar seguimiento a las cuentas corrientes de los proveedores para abonar en tiempo y forma de acuerdo a las condiciones pactadas. Es importante prestar atención a no dejar pasar fechas de vencimientos dado que puede conllevar a la perdida de descuentos por pago a término, generación de interés por mora, y una mala imagen frente al proveedor. Lo mismo sucede con los impuestos, es relevante llevar un control de vencimientos de cuotas de los diferentes impuestos que tribute la empresa.

3- Gestión de inventario y manejo de caja

Un secretario administrativo contable también tiene la responsabilidad de llevar el registro y el control del inventario de activos institucionales y de insumos para oficina. Suele ser el encargado de manejar un fondo fijo con el cual hará frente a los distintos requerimientos de compras menores que no impliquen transferencias ni emisión de cheques.

4- Facturación

La elaboración y el control de las facturas es una de las tareas que ocupa la mayor parte del tiempo y concentración de un secretario administrativo contable.

Su tarea consiste es registrar todas las facturas que emite la empresa, cumpliendo con las normativas legales que corresponden. Confecciona las facturas, las ingresa en el sistema de gestión que tenga la empresa, las registra como cuentas por cobrar y realiza el seguimiento de cobro teniendo en cuenta las condiciones establecidas con el cliente.

5- Conciliaciones bancarias

Esta función consiste en conocer con exactitud cómo se encuentran las cuentas bancarias de la empresa y compararlas con el registro bancario de la propia empresa, con el objetivo de que no haya discrepancias entre una cosa y otra.

De este modo se pueden detectar posibles descuidos en los registros de alguna cuenta por cobrar o que ya se haya pagado, por ejemplo, omitir el registro de la emisión de un cheque, la demora en la aparición de un depósito realizado, etc. Sirve para verificar la exactitud del registro que se lleva desde la empresa.

6- Elaboración de presentaciones

El secretario administrativo contable se encarga de preparar y presentar informes a la dirección. Para cumplir con dicha función, debe saber utilizar los softwares de contabilidad y los programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel. También deberá estar atento de que sea una presentación libre de errores ortográficos y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa.

En síntesis, el secretario administrativo contable se encarga especialmente de colaborar en el proceso de clasificación y registro de los documentos contables de una empresa. Su función es muy importante en cualquier organización, independientemente de su tamaño.  Si te gustaría aprender mucho más sobre sus tareas, responsabilidades y funciones te invitamos a realizar el curso de Secretariado Administrativo Contable en Instrumenta. ¡Te esperamos!

Secretariado admministrativo

Temas: Secretariado administrativo

Verónica Contreras

Escrito por Verónica Contreras

Lic. en Administración. Diplomada en Gestión de Emprendimientos. Consultora MiPyMEs. Profesorado en Ciencias Económicas en curso.

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